Comment organiser ses retours candidats pour en faire un atout majeur de leur expérience ?

79% des candidats n’auraient jamais eu de retour après un entretien d’embauche ! Pourtant ces retours candidats sont un élément majeur de leur expérience… Et ils ne concernent pas seulement les entretiens d’embauche mais l’ensemble des étapes de votre candidat dans votre processus de recrutement.

Quand 8 candidats sur 10 seraient prêts à décliner une offre à cause d’une mauvaise expérience, soigner ses retours peut vous donner une longueur d’avance face à vos concurrents !

Mais à quel moment doit – on donner des feedbacks ? Par quel canal ? Comment être qualitatif tout en optimisant son temps ? Pour vous aider dans votre organisation, voici, en résumé, quelques pistes et best practices courantes !1/ Pourquoi les retours candidats sont-ils importants ?Un candidat n’ayant pas eu de retour ne postulera plus dans l’entreprise à l’avenir. Egalement, un retour trop tardif lui fera décliner l’offre d’emploi proposée … Dans les 2 cas, il le fera savoir ! Comme lorsqu’il est client, le candidat partage, aujourd’hui, son mécontentement. En plus de vous faire perdre « à jamais » votre candidat, le manque de retour nuit donc à votre réputation employeur.

A l’inverse, les feedbacks au candidat permettent de :

• L’engager dans le processus de recrutement.
• Bien démarrer sa relation avec l’entreprise qui se poursuit avec l’Onboarding.
• Travailler votre Marketing RH et votre réputation Marque Employeur.
• Garder le lien, avec les candidats éconduits, pour des recrutements futurs !

2/ Dans l’idéal, vers quoi devrions – nous tendre dans notre processus de retour ?On peut découper le cycle du candidat (allant de la candidature à l’embauche) en 4 phases : la phase de candidature, la phase de 1ers échange(s), la phase d’entretien(s) et enfin l’embauche. *

L’investissement, les modalités et les canaux de communication peuvent varier mais pour chaque étape, il y a un retour ! Voici ce qui se pratiqueNB : envoyer un accusé de réception n’est pas une réponse à la candidature… C’est la 1ère étape de votre processus de feedback… Une promesse que vous faites à vos candidats de leur répondre…A partir de combien de temps le candidat vit une mauvaise expérience ?Il n’y a pas de réponse toute faite à cette question : cela dépend de chacun, de votre relation avec votre candidat… Et surtout du ressenti et de la perception du candidat de votre métier de recruteur et de la considération que vous lui apportez.

Pour organiser vos délais, il y a deux composantes à prendre en compte : le délai d’attente du candidat et vos impératifs de recruteur.1. Le candidat et la perception qu’il a de son délai d’attente. 1 semaine pour recevoir un accusé de réception est inacceptable pour le candidat aux vues de ses connaissance des avancées technologiques. A l’inverse, si vous refusez, dès le lendemain, sa candidature, il prendra cela comme un manque de considération et d’attention… Pour lui, il vous faut plus de temps.

2. Vos impératifs face au nombre de candidatures que vous avez à traiter. Afficher un délai de 2 jours (on ne parle pas ici d’accusé de réception) pour traiter 100 ou 200 candidatures (voire même 15) semble utopique. Toutefois mettre plus d’1 mois pour les traiter peut vous faire perdre « ces pépites » si sollicitées !Conseils

1. Énoncer un délai, implique son respect strict. Plutôt que de vous mettre en porte à faux : expliquez votre processus de recrutement et les différentes phases en indiquant une fourchette de temps pour poser le cadre de votre processus.
2. Évitez la « fameuse phrase » : « sans réponse de notre part sous 2-3 semaines considérez que nous n’avons pas retenu votre candidature ». C’est une phrase très commune et préjudiciable si vous revenez vers lui passé ce délai (votre processus de recrutement paraîtra alors dysfonctionnel) !
3. Même en cas de refus à la 1ère lecture du CV, envoyez un mail de refus : pour 88% des candidats ne pas répondre, même en cas de rejet de la candidature, est un véritable manque de respect.

Après le 1er échange, une explication transparente peut enlever toute frustration !86% des candidats estiment que le retour après entretien (d’embauche) devrait avoir lieu la semaine d’après.
Lorsque vous avez votre candidat au téléphone ou de visu, il est plus simple de lui expliquer clairement comment la suite va se dérouler.
Prenez en compte vos impératifs et ceux de votre candidat pour définir ensemble un délai acceptable pour tous les deux.

Cela rassurera d’une part votre candidat, apportera de la transparence d’autre part et, pour finir, cela vous permettra une plus grande flexibilité.

Et après chaque étape : rappelez ces délais et votre processus. Vous éviterez un désengagement et une frustration !3/ Comment gagner du temps pour un retour qualitatif ?De nombreux outils (issus de la digitalisation) vous permettent d’être plus efficace et pertinent dans vos retours : automatisation et personnalisation des mails, gestion des candidatures par l’ATS ou par une solution digitale dédiée.1) AutomatisationAutomatiser une partie de vos retours candidats permet de vous faire gagner du temps sur les messages à faible valeur ajoutée (pour eux comme pour vous). D’ailleurs, nous avons intégré cette fonctionnalité dans notre solution digitale de recrutement par Cooptation et de Mobilité Interne (Keycoopt System) afin de tenir au courant candidats et coopteurs de l’avancée du recrutement.

Dans l’automatisation, votre message et le ton employé refléteront tout de même votre culture d’entreprise et votre considération pour votre candidat (s’ils sont bien travaillés) . Ainsi, les retours purement informatifs ou procéduraux peuvent être automatisés :

• La réception de la candidature à annonce ou spontanée.

• La transmission de la candidature au recruteur / manager concerné

• L’invitation au 1^er échange téléphonique

2) Modèles de réponse à compléterLes messages semi-automatiques, c’est-à-dire ceux que vous complétez avec les informations pertinentes, peuvent être également utiles :

• Le refus en 1^ère lecture avec les raisons des refus renseignées : profil ne correspondant pas pour X raisons, pas de poste à pouvoir pour le profil ou poste pourvu etc.
• Les invitations aux entretiens : Plusieurs éléments sont communs et vous pouvez compléter votre modèle pour faire vivre une expérience candidat optimale avec : le poste, le nom de la personne qui va être rencontrée, le lieu, la date et l’heure de la rencontre etc…

3) Un coup de fil : plus rapide et efficace qu’un long mailPour favoriser l’engagement du candidat envers votre entreprise, il y a toutefois des étapes que vous ne pouvez pas automatiser, car nécessitant des retours téléphoniques. Avec ces retours spécifiques, le candidat se sentira plus considéré :

• les refus après entretien (téléphonique ET physique).
• les poursuites dans le processus 
• les propositions d’embauche

En effet, 84% des candidats attendent un retour téléphonique après un entretien d’embauche .Le refus, un passage obligé du recruteur !Même si ce n’est pas facile (ni pour vous ni pour le candidat), un refus ne signifie pas l’arrêt de votre relation avec votre candidat, à l’inverse de l’indifférence et de l’absence de retour !

Voici quelques best-practices pour vous aider à faire un retour négatif constructif à votre candidat :

• Une fois votre décision prise, ne procrastinez pas ! Mais assurez-vous de vous laisser le temps de prendre du recul et de rester objectif. Cela vous permettra de faire un retour à la fois rapide et juste à votre candidat.
• Expliquez ce refus, avec transparence, avec des critères objectifs et des remarques constructives. Pas de fausse excuse ! Le candidat le sentira de suite et votre retour sera contre-productif !
• N’hésitez pas à conseiller votre candidat lors de votre retour. Vous pouvez également le mettre en relation avec des recruteurs sur des postes plus adaptés. Une invitation pour un échange ultérieur (à une échéance plus ou moins proche) peut également vous aider à maintenir le lien avec lui.

La gestion de votre feedback s’adapte en fonction de vos moyens et du nombre de candidatures que vous avez à traiter… Cela demande de s’organiser ! Il est généralement conseillé de s’outiller pour traiter de manière plus pertinente les candidatures… Le temps passé sur l’organisation de votre processus, sur les modèles de mails et sur la fréquence de vos retours candidats … sera du temps GAGNE dans vos futurs recrutements !

Et n’oubliez pas, l’honnêteté, la transparence, la bienveillance et l’objectivité sont vos meilleurs atouts face aux attentes et à la possible frustration des candidats.

Selon le livre blanc du cabinet Robert Walters en 2015 :  résultat de deux enquêtes, l’une menée auprès de 2 355 candidats, l’autre auprès de 180 employeurs
Après l’embauche, l’expérience candidat se poursuit par l’Onboarding. Pour le candidat, c’est même un prolongement ! Il ne faut donc pas passer à côté ! Plus de 40% des CDI sont rompus la 1ère année à cause d’une mauvaise intégration : dans cette intégration, les collaborateurs intègrent l’expérience candidat.
selon une enquête RégionJob sur 6 000 candidats.