Comment digitaliser sa politique de mobilité interne via des outils ?
La mobilité interne, bien que considérée comme primordiale pour les entreprises et les collaborateurs, reste encore un sujet délicat. Non pas par crainte mais plutôt par la complexité de sa mise en œuvre … supposée ou réelle. Toutefois, une politique de mobilité interne peut être facilitée, voire favorisée via des outils digitaux. Le digital constitue, en effet, un facteur facilitateur et permet de déployer à grande échelle la politique interne. Comment faire ? Quelles sont les étapes ?
Pourquoi mettre en place une politique de Mobilité interne ?
La Mobilité Interne en bref
Parmi tous les enjeux liés à la mobilité interne, 3 peuvent être cités :
1/ Le recrutement : la mobilité interne permet de capitaliser sur son vivier de candidats internes de qualité, d’optimiser son processus de recrutement.
2/ La fidélisation des collaborateurs : la mobilité interne permet d’une part de répondre aux besoins d’évolution des collaborateurs et d’autre part de proposer un parcours de carrière dynamique pour maintenir les compétences au sein de l’entreprise.
3/ Le talent management : une politique de mobilité interne permet de structurer sa démarche et son organisation autour des compétences. Cela permet d’entrer dans de la GPEC voire GPRH de manière globale.
Pourquoi utiliser des outils pour digitaliser sa politique de mobilité interne ?
L’outil digital permet d’optimiser l’organisation de la politique interne et de la déployer à grande échelle dans tout type de contexte (Groupe, PME, décentralisation, multisite, contexte international…).
A l’inverse d’une démarche artisanale (papier/Excel), outiller sa politique interne permet de :
- Développer la transparence et la communication autour de la mobilité interne.
- Donner la priorité à l’interne (avec un outil qui va « pousser » les offres internes par exemple.).
- Rendre les collaborateurs actifs dans leur mobilité interne.
- Simplifier la démarche et uniformiser les pratiques.
Comment choisir son outil digital ? Sur quels critères ?
Quelques questions peuvent vous aider :
- Quelle est la valeur ajoutée de l’outil digital ? Est-ce que l’outil va permettre une expérience utilisateur plus optimale que celle déjà existante (pour les recruteurs, les managers et les collaborateurs) ?
- Quel est le délai de déploiement ? Le nombre d’étapes proposées ?
- Quelles fonctionnalités vont faciliter la vie de vos recruteurs ? De vos collaborateurs et managers ?
- Avez-vous besoin d’une connexion avec vos autres outils ? Si oui, lesquels ? Est-ce que l’outil permet de le faire ? (NB : Pour approfondir le sujet, découvrez le résumé du webinar sur comment bien choisir entre un SIRH ou les outils spécialisés )
- Quel accompagnement propose le prestataire en lice ? En plus de l’outil en lui-même , est -ce que vous bénéficiez d’autres avantages ? Ou est-ce des « à-côtés » ?
- ….
Il y a bien sûr d’autres questions possibles. Le principal est bien de s’interroger et de prendre le temps d’y réfléchir… De structurer son besoin en amont et de voir si l’outil y répond.
Comment digitaliser sa politique de mobilité interne ?
Il y a quelques prérequis à avoir pour une stratégie digitale de mobilité interne réussie… 2 sont à retenir particulièrement.
Prérequis N°1 : définir des règles communes simples et compréhensibles.
Un outil est indispensable pour déployer une politique (Groupe ou internationale notamment) et inversement ! Une politique définie est nécessaire pour déployer un outil.
Étape 1 - Ecrire le cadre
Ainsi , il faut poser les règles et le processus interne afin de pouvoir le mettre en œuvre et l’expliquer à tous. Une charte de la Mobilité Interne peut permettre de structurer ces règles. Nul besoin de faire dans le compliqué… D’ailleurs afin que tout le monde puisse bien comprendre, le mieux c’est que ces règles soient simples.
Étape 2 - Accompagner les relais terrain : managers, DRH locaux et recruteurs...
L’outil se déploie et vient compléter la politique de Gestion de Talents, des plans de carrière et de succession. Il permet d’ouvrir le prisme du talent management et de la politique de mobilité interne. Il faut donc faire de la pédagogie auprès des responsables directement impactés par cette politique : les managers et les recruteurs.
Prérequis N°2 : Mettre l’Expérience Utilisateur au cœur de la démarche.
Les actions, les outils et les règles doivent mettre l’expérience des collaborateurs, managers et recruteurs au cœur de la démarche, pour les impliquer dans la démarche.
Le digital permet d’améliorer l’expérience utilisateur mais il faut aussi penser cette expérience en dehors du digital pour vraiment la consolider.
La Philosophie Essentielle à avoir: Agilité, Test & Learn et Bon Sens
Maintenant les projets ne se déploient pas en 2 ans mais plutôt en 2 ou 3 mois. Très vite il faut pouvoir montrer les ROI et la valeur ajoutée.
La transformation doit être rapide et « du coup » , il ne faut pas s’attendre à ce que le “produit” soit parfait.
Il faut tester ! Puis affiner et ensuite peaufiner !
Pour avoir un Mind Set de Test&Learn, 3 conseils !
• sortir des microsdétails et prioriser.
• penser : comment créer de la valeur ajoutée tout de suite ?
• garder le cap tout de même 
.
L’outil permet d’avoir une armature sur laquelle il faut travailler en toute agilité.
Les étapes à suivre pour déployer son outil
En fonction de l’outil choisi, il y a évidemment des étapes qui peuvent s’ajouter. Toutefois, 4 étapes nous semblent essentielles chez Keycoopt System.
1ere Etape : Configurer l’outil par rapport à la réalité .
Cela peut paraître être du bon sens, mais effectivement la 1ère étape consiste au paramétrage de l’outil par rapport aux outils et aux données existantes.
Qu’entend-on par paramétrage ?
- Etablissement des CGU interne et Compliance (RGPD) qui sont indispensables pour expliquer l’utilisation et le cadre de l’outil.
- Configuration de l’outil pour l’adapter au terrain (langue, listing et segment).
- Créer les accès pour les collaborateurs et les recruteurs afin de permettre un libre accès. A ne pas oublier !…Car dans le feu de l’action, ce « détail » peut passer à la trappe !
- Adapter la plateforme digitale avec l’ATS utilisé pour proposer une expérience « recruteur » optimisée et finalement éviter la multiplication des outils.
2ème Etape : Personnalisation de la plateforme pour faire VIVRE une expérience !
C’est-à-dire :
- Adapter les emails automatiques qui partent de l’outil (vers les collaborateurs notamment) pour une expérience collaborateur / candidat optimale.
- Marketer l’outil : donner un nom à la plateforme, créer un logo, une stratégie de communication afin que cela devienne un outil de communication interne.
- Faire un lien vers les règles établies, comme la charte, dans une démarche de pédagogie
3ème Etape : Proposer une Formation rapide et simple à l’outil.
La formation est essentielle pour une prise en main de l’outil. Pour qu’elle soit efficace (et le plus suivi) il faut aussi qu’elle soit rapide et simple. Vos recruteurs et managers utilisateurs ne peuvent pas avoir 15H de formation pour 1 outil. Si cela est trop complexe, l’outil sera aussi peu utilisé.
N’oubliez personne dans vos formations (RH, recruteur et managers .. tous ceux qui peuvent interagir avec l’outil) et également de proposer la formation en plusieurs langues.
Astuce : pour les « nouveaux venus » et pour faire un rappel aux autres sur les bonnes pratiques, il peut être utile de transmettre des guides d’utilisateurs, pour les recruteurs, qui rassemblent les informations utiles.
4ème Etape : l’Animation de la plateforme = Faire Connaître et faire vivre la politique pour engager dans la durée.
Cette étape ne s’arrête jamais , elle est cruciale car la politique de mobilité interne n’est pas figée à un instant T. Les collaborateurs doivent être sollicités régulièrement afin de leur permettre de postuler quand la bonne opportunité se présente.
Exemples d'Animation
Chez Keycoopt System par exemple, lors de lancement de nos plateformes de mobilité interne nous préconisons :
Une stratégie de lancement avec par exemple :
- Guide auprès des collaborateurs.
- Communication de lancement (emailing de teasing vidéo).
- Présentation lors de convention ou d’événement.
- Actions de communication (vidéos, articles sur intranet).
- Relais locaux de communication.
- Formation et tutoriel ….
Puis régulièrement :
- Des campagnes de communication (jeu concours, billets événement sur le fil d’actualité de la plateforme).
- Des diffusions automatiques des annonces selon des critères renseignés par le collaborateur.
- Des campagnes prints (flyers, affiches, etc..)
- Post réguliers sur le fil d’actualité sur les réussites ou sur les postes à pouvoir.
- Rappel de la politique de mobilité interne lors d’évènement corporate…
Digitaliser sa politique de mobilité interne se fait avec méthode et agilité. La transformation digitale n’est pas figée dans le temps et peut évoluer et se consolider.
Afin de savoir quoi améliorer, quoi arrêter, il est important aussi de suivre des KPIs définis au préalable tel que : le nombre de candidatures internes, le nombre d’annonces postées par les recruteurs, le nombres de recrutement internes effectués etc…
Et le mot de la fin est pour Sandrine Lamidon, DRH Group Lesaffre qui a mené à bien la digitalisation de sa politique avec la plateforme Keycoopt System Woo@lesaffre dans plus de 60 pays et auprès de 10 700 collaborateurs. Conseils qu’elle nous a partagé ainsi que d’autres retours d’expérience lors de notre webinar dédié à la mobilité interne digitale.
« 3 conseils pour digitaliser sa politique interne :
1- Avoir des règles communes simples et homogènes pour porter une Expérience commune.
2- Proposer un outil qui AIDE les opérationnels et les collaborateurs : que cela soit fluide, simple et ne nécessitant que peu de formation.
3- Animer et communiquer. »
