Faites de l’entretien annuel LA fin de boucle de votre management en continu !

Souvent critiqué par rapport à l’intérêt qu’il apporte au manager, l’entretien annuel prend, pourtant, tout son sens dans une démarche managériale de proximité.

Ce rdv annuel est un outil puissant pour vous, manager, afin de motiver votre collaborateur !

Voici les points à retenir et les conseils pratico-pratiques pour réussir ce rdv managérial important !

1/ L’entretien annuel, un outil managérial performant dans une logique de proximitéIl n’y a pas d’obligation légale à l’entretien annuel, pourtant de nombreuses entreprises choisissent de le mettre en place. Et pour cause ! C’est une chance d’instaurer un échange constructif et motivant entre collaborateur et manager en permettant :

• De prendre du recul sur la performance de l’ensemble de l’année par rapport aux objectifs fixés.
• De co-construire les objectifs et les lignes directrices de l’année à venir.

L’entretien annuel ne remplace pas les autres points réguliers et n’a pas pour but de régler les problèmes rencontrés. Ces éléments ont été réglés ensemble (manager et collaborateur) bien en amont. Grâce à une démarche managériale continue (par exemple lors de feedbacks réguliers, des points mensuels ou, si nécessaire, pendant des entretiens de recadrage), les points de blocage ou les freins ont normalement été résolus. Cette régularité permettra de créer la prise de hauteur nécessaire pour un entretien annuel réussi !Que doit-on aborder lors de l’entretien annuel ?« D’abord, un feedback sur l’année écoulée »En évitant d’être enfermé dans un process rigide et trop structuré, vous devez aborder lors de l’entretien annuel

1. les objectifs individuels,
2. les engagements pris par les deux parties lors de l’entretien annuel précédent … Avec un retour sur ceux qui ont été respectés, ceux qui ne l’ont pas été et pourquoi !
3. Et l’évaluation des compétences du collaborateur.

Pour être efficace, ces éléments doivent être analysés de manière objective (par rapport à un référentiel préalablement défini) et précise (avec des exemples concrets, des chiffres, etc.).

Sans être « béni-oui-oui », votre posture en tant que manager doit être positive, dans la valorisation des succès et des initiatives. Vous pouvez (devez) indiquer les échecs, mais toujours dans une démarche constructive.« Le feedback donné, l’heure est maintenant à la projection »Une fois ce retour effectué, il est temps de définir ENSEMBLE la feuille de route pour l’année qui va suivre.

Quels sont les nouveaux objectifs fixés ? Quelles sont les envies et attentes du collaborateur pour la nouvelle année ? Sa projection ? Quelles sont les actions à mettre en œuvre par rapport à son besoin en formation ? Quels sont les nouveaux engagements pris par vous, manager, envers votre collaborateur ? Et ceux pris par votre collaborateur ?

C’est la deuxième composante de l’entretien annuel à ne pas négliger.Quels sont les risques de n’utiliser QUE l’entretien annuel pour évaluer les performances ?

• Sans point régulier, la prise de hauteur sur les performances de votre collaborateur peut s’avérer plus complexe à établir, plus floue et trop générale… Causant ainsi de la frustration pour les deux parties… Car arrivant trop tard pour régler les difficultés !
• La relation de confiance et de proximité entre vous et votre collaborateur n’a pas eu le temps de s’instaurer. Cela biaise le feedback annuel que vous pourriez faire à votre collaborateur. Ce dernier pourrait également s’auto-censurer dans ses retours, n’ayant pas assez confiance en vous.

2/ Comment bien vous préparer en tant que manager ?Anticipez…..tout au long de l’année,1. Instaurez une dynamique d’échanges/de points réguliers bien en amont de l’entretien pour instaurer un climat de confiance, établir un historique et garder, en tête, les objectifs fixés.

2. Centralisez les informations concernant votre collaborateur tout au long de l’année. Vous pouvez par exemple, enrichir les documents de vos entretiens mensuels ou encore vous créer un document spécifique où vous répertoriez l’ensemble des succès, échecs, initiatives, difficultés rencontrées, solutions proposées etc. Cela vous permettra d’avoir assez de recul sur le parcours effectué.

3. Envoyez, au minimum 1 semaine avant l’entretien les documents à remplir, à votre collaborateur, pour vous laisser à tous les deux, le temps de le compléter.

4. Organisez l’entretien dans un cadre propice à l’échange et prévoyez une disponibilité complète de votre part. Laissez-vous, dans votre agenda, une marge horaire au cas où…Et pas de téléphone, pas de mail et pas de perturbation extérieure possible !Avec l’esprit ouvert …1. Envisagez l’entretien annuel avec un point de vue différent que celui fait mensuellement. Ce dernier est plus opérationnel, plus factuel. Il est moins dans le bilan global et la projection.

2. Ayez une posture bienveillante et une écoute active afin d’entendre clairement ce que votre collaborateur a à dire.

3. Laissez parler votre collaborateur en 1er : cela permettra d’avoir son point de vue d’abord, et de vous adapter également par rapport à son vécu, sans parler à sa place.

4. Reformulez les éléments énoncés pour être sûr d’avoir bien compris et donner, à votre collaborateur, la possibilité de compléter ces éléments.… pour un retour structuré et constructif !1. Garantissez la confidentialité de l’échange et du document de compte-rendu.

2. Synthétisez, de manière fidèle, les éléments énoncés et les décisions prises : cela vous servira de référentiel pour vos futurs entretiens.

3. Laissez la possibilité à votre collaborateur de vous donner son impression sur l’échange afin d’optimiser votre conduite d’entretien.

4. Transmettez rapidement le compte-rendu à votre collaborateur afin de bénéficier de ses impressions, encore claires, dans son esprit.

Aujourd’hui la société demande de la réactivité, de la proactivité et de l’agilité… Si on ne prend en compte que ces critères, l’entretien annuel peut sembler dépassé. Et pourtant, en le construisant de manière réfléchie, objective et distancée du quotidien, l’entretien annuel prend tout son sens. Donner, à son collaborateur, un feedback global et précis pour co-construire son quotidien de demain vous aidera à établir une relation de confiance et un engagement fort de la part de celui-ci !

Merci à Françoise HERRIQUET, de Kohérence, pour son avis éclairé lors de la rédaction de cet article !