Quelles sont les bonnes pratiques pour un programme de cooptation digital au top ? Témoignage de BPCE – partie 2.

Il y a 8 mois, la Banque Populaire Auvergne Rhône Alpes (BPAURA) lançait, avec Keycoopt System*, sa plateforme digitale et collaborative de cooptation, COOPT’AURA. Un passage d’une cooptation artisanale à une cooptation digitalisée, sur lequel Charlène HEMERY, Responsable Talents et Marque Employeur BPAURA, nous a livré son expérience et surtout les très bons résultats obtenus.
Elle vous partage maintenant ses bonnes pratiques pour effectuer la transformation de votre programme de cooptation avec succès.

Rappel : Les résultats obtenus depuis le lancement de Coopt’Aura, plateforme digitale de cooptation éditée par Keycoopt System.- Un taux de transformation du recrutement par cooptation 10X supérieur à tous les autres canaux de recrutement de BPAURA.
– Plus d’un recrutement pour 10 candidatures reçues.
– Un coût 5X moins cher que tous les autres canaux.
– 19% des candidatures non retenues intégrées dans le vivier des candidats à fort potentiel = le rôle d’Ambassadeur pris au sérieux par les collaborateurs.
– Une adhésion à la nouvelle politique et à l’outil.Quelles sont, selon vous, les bonnes pratiques pour effectuer une bonne transformation d’une cooptation artisanale à une cooptation organisée et digitalisée ?

 Charlène HEMERY: “ Pour passer d’une politique de cooptation artisanale et passive à une politique digitale structurée, 3 bonnes pratiques me viennent tout de suite à l’esprit.

1/ Communiquez, communiquez, communiquez !Effectivement, transformer sa politique de cooptation nécessite une communication accrue auprès des collaborateurs. C’est faire preuve de pédagogie étape par étape.
Il faut rendre la cooptation et l’outil dédié accessibles et compréhensibles pour les collaborateurs afin qu’ils s’impliquent dans le projet et le changement.

Et dans cette communication, il y a 3 éléments importants à garder en tête.Le lancement, une étape primordiale.N’hésitez pas à multiplier les canaux afin d’informer l’ensemble de vos collaborateurs. Lorsque nous avons lancé COOPT’AURA, notre plateforme digitale et collaborative de cooptation éditée par Keycoopt System, nous avons communiqué via :

• Une Pop-up d’information sur l’intranet lors du lancement.
• Des Articles sur les différents canaux (journal interne en ligne, papier et intranet).
• Nos réseaux sociaux d’entreprise.
• Une Vidéo live de présentation à l’ensemble des collaborateurs avec des coopteurs pour présenter la cooptation et la nouvelle plateforme.
• Des Posts sur le fil d’actualité de la plateforme COOPT’AURA.

Les chefs de projet Keycoopt System dédiés accompagnent chacun de leurs clients dans toutes leurs démarches pour lancer et développer leur plateforme de Cooptation et/ou de Mobilité Interne : accompagnement personnalisé lors de la construction du programme, accompagnement dans la communication (vidéo tutorielle, guide d’utilisateurs, formation, etc.), conseils et supports…Après le lancement, gardez le rythme.Keycoopt System fournit plusieurs compléments d’informations très utiles et la plateforme est simple d’utilisation. Toutefois, il ne faut pas penser que la plateforme (votre outil) va vivre seule. Ni que les collaborateurs gardent le même engagement si l’on ne les sollicite pas régulièrement.

Une des bonnes pratiques pour promouvoir votre programme de cooptation est, par exemple, de communiquer sur les chiffres (nombre de candidatures, nombre de recrutements) pour rendre la cooptation concrète.
Puis faire parler ceux qui ont coopté avec des témoignages coopteurs-cooptés.

Bien communiquer sur les réussites sur le long terme et au quotidien vous permettra de donner envie aux collaborateurs « non – utilisateurs » de s’essayer à la cooptation.Ne pas oublier les nouveaux arrivés.Chaque nouveau collaborateur est un potentiel coopteur. Lui aussi possède un réseau, encore tout frais, de cooptation. Tout le travail de pédagogie et de formation fait sur vos collaborateurs doit se retrouver auprès des nouveaux embauchés.
Il faut aussi mettre en place une communication dédiée pour ces jeunes recrues. Les familiariser avec l’outil, avec le principe et les règles de la cooptation.2/ Ne soyez pas seul, ayez des alliés.Mener une transformation avec des alliés de proximité et au sein de votre direction permet de diffuser vos messages plus facilement et de favoriser la transition digitale et culturelle.

Il faut que vos alliés de proximité aient une certaine appétence pour le digital. C’est même un prérequis pour moi. Leur rôle est d’aider les collaborateurs, de savoir et de pouvoir montrer l’exemple.

Dans vos alliés, vous pouvez aussi solliciter les membres de votre comité de direction qui pourront être vos sponsors auprès de leurs équipes. Donnez-leur, régulièrement, des informations sur les performances de votre programme afin qu’ils les relayent et vous soutiennent.3/ Proposez une expérience qualitative.Une bonne communication ou un outil simple d’utilisation ne suffisent pas pour que cela marche. Il faut aussi proposer à ses collaborateurs et ses candidats une expérience qualitative de la cooptation.Soyez clair et attractif dans votre processus pour éviter les frustrations.Des modalités et un cadre clairs et transparents dès le départ vous permettront d’éviter de créer des frustrations chez vos collaborateurs. Rien de plus contre-productif pour votre programme qu’un collaborateur se voyant refuser une prime car il n’avait pas le « droit » de coopter cette personne, mais ne le savait pas ou ne l’avait pas compris.

Cela simplifie également votre organisation : vous savez qui peut être coopté, quand précisément informer les collaborateurs et candidats, comment et quand verser les primes.
Réfléchissez bien également à l’attractivité de vos primes pour motiver vos collaborateurs. Pour vous aider dans votre réflexion sur le choix de vos récompenses de cooptation, découvrez l’enquête menée auprès de clients Keycoopt System et  leurs bonnes pratiques.Réactifs et transparents.L’expérience de cooptation passe également sur les retours que vous pouvez faire à vos collaborateurs et à vos candidats.
N’hésitez pas à expliquer à vos collaborateurs, pourquoi leur coopté n’a pas été retenu. Être transparent leur permet de comprendre et les encourage à continuer. C’est un accompagnement que les collaborateurs apprécient, au-delà des informations en temps réel transmises par l’outil.

Également, soyez réactif dans le traitement de vos retours auprès de vos candidats. Cela est vrai pour tous les recrutements, mais là, votre collaborateur est impliqué.
Soigner son candidat – coopté c’est aussi soigner sa relation avec son collaborateur-coopté. 

Digitaliser sa cooptation permet de développer son programme à un tout autre niveau (personnes atteintes, nombre de CV reçus, taux de transformation, etc..) . Il ne faut donc pas hésiter à sauter le pas. Nous l’avons fait et ne comptons pas en rester là ! » Charlène HEMERY

Un grand merci à Charlène HEMERY pour ce partage de bonnes pratiques pour avoir un programme de cooptation au top !
Vous l’avez manqué ? Découvrez la 1ère partie de l’interview de Charlène HEMERY qui témoigne sur le passage d’une cooptation artisanale à une cooptation digitalisée avec Keycoopt System et des résultats obtenus de Banque Populaire Auvergne Rhône Alpes (Groupe BPCE)!Découvrez les témoignages de nos clients * Keycoopt System, solution de recrutement par Cooptation et de Mobilité Interne, permet aux entreprises de digitaliser et professionnaliser leur programme de cooptation et leur politique de Mobilité Interne. Via la plateforme digitale, les offres d’emploi sont diffusées auprès des collaborateurs (de manière ciblée) qui peuvent : postuler, recommander (coopter) ou les partager sur leurs réseaux sociaux.