L’accompagnement client, levier de réussite du projet de digitalisation avec Keycoopt System

Dans un projet de digitalisation (RH ou autre), l’une des premières étapes consiste à comparer les solutions disponibles sur le marché.

Bien souvent, les fonctionnalités proposées par les différents outils sont assez similaires. La différence se fait alors en fonction du service proposé avec le produit.

Chez Keycoopt System*, nous sommes convaincus que la réussite d’un projet dépend surtout de l’accompagnement client, assuré en parallèle. Nous avons donc une équipe de Customers Satisfaction Managers 100% dédiée à nos clients, qui les suivent quotidiennement dans leur projet de digitalisation de leur programme de cooptation et/ou de mobilité interne.

Le Customers Satisfaction Manager, un partenaire clé pour chaque clientComme son nom l’indique, le rôle de Customers Satisfaction Manager (CSM) consiste à satisfaire les clients, mais pas seulement ! Chez Keycoopt System, les CSM sont de véritables couteaux suisses.

Ils sont capables de répondre aussi bien aux demandes techniques, directement liées à l’utilisation de l’outil, qu’aux questions plus stratégiques qui concernent les enjeux RH de l’entreprise et de digitalisation.

Ils vont accompagner, guider, anticiper et challenger les demandes de leurs clients au quotidien.

Les Customers Satisfaction Managers Keycoopt System :Olyane, Assia, Alexis, Armand et Chloé sont nos 5 chefs de projet. Leur particularité ? A eux 5, ils parlent couramment 4 langues : anglais, italien, espagnol et français. Cela nous permet d’assurer également l’accompagnement client lors des déploiements de plateforme à l’international !Découvrez le retour d’expérience sur le sujet de Lesaffre international !Garant de la mise en route du projet avant le lancementChez Keycoopt System, le CSM entre en scène à l’aube du projet où il prend connaissance du cahier des charges et rencontre le client. Il va apporter ses conseils sur la mise en place du programme de cooptation et / ou de mobilité interne et gère la mise en route de la plateforme.Accompagnement stratégique et opérationnel pour faciliter l’élaboration et la mise en œuvre.Le chef de projet veille à ce que tout soit en place pour le lancement :

• Personnalisation de la plateforme (aux couleurs de l’entreprise, avec le logo dédié).
• Connexion SSO pour accéder facilement à l’outil interne.
• Intégration avec l’ATS utilisé.
• …

NB : Keycoopt System se connecte facilement à l’ATS utilisé par l’entreprise, toutes actions liées au suivi des offres et candidatures peuvent se faire depuis l’ATS.

Pour les recruteurs : pas de changement dans leurs habitudes, un seul outil utilisé. Il n’y a pas besoin d’aller sur la plateforme pour gérer offres et candidatures.

Les fonctionnalités intégrées de gestion de candidature et de diffusion d’offres font que la plateforme peut aussi servir d’ATS à des structures qui n’en possèdent pas.En plus de l’accompagnement lié à la solution, les chefs de projet apportent conseils et bonnes pratiques sur : les choix de récompenses et modalités des primes de cooptation, l’élaboration et l’écriture des règles du programme et CGU, …Formations, tutoriels, guides… pour une prise en main simplifiée.Le Customers Satisfaction Manager assure aussi la formation des futurs utilisateurs (les recruteurs) pour qu’ils soient autonomes sur l’outil. Il reste présent pour répondre aux questions des utilisateurs une fois la plateforme lancée.

Il est, avant tout, LE garant d’une bonne utilisation par toutes les personnes concernées.

 Olyane, Assia, Alexis,  Armand et Chloé  sont également en charge de la phase de test. Ils pilotent cette étape main dans la main avec le client avant de procéder au lancement officiel de la plateforme.

Enfin, le CSM accompagne son client dans la préparation de son plan de communication qui est déterminant de la réussite du lancement de la plateforme. A cette étape, il est force de proposition et suggère des opérations clés en main à mettre en place pour annoncer l’arrivée de la plateforme à tous les collaborateurs de l’entreprise.

Par exemple, notre CSM a accompagné la SNCF pour le lancement de leur plateforme. Découvrez leur retour d’expérience en cliquant sur le logo ci-contre.Tour de contrôle au moment du lancementAu moment du lancement, le Customers Satisfaction Manager assure l’on-boarding des membres : il va ouvrir un espace personnel à chaque collaborateur pour lui permettre d’accéder à la plateforme et de consulter les annonces pour y postuler et / ou recommander quelqu’un. A cette étape, le processus de digitalisation du programme de cooptation et / ou de mobilité interne est officiellement en marche !

Et comme la première impression est la plus importante, le CSM assure le contrôle qualité et technique de la plateforme pendant et après le lancement.

Il fait en sorte que tout fonctionne bien et gère les éventuelles modifications pour offrir aux utilisateurs une bonne expérience sur l’outil, qui leur donnera envie d’y revenir par la suite.

Le CSM est aussi à l’affut des résultats : Il dresse les premiers bilans pour décider avec le client d’ajuster, de corriger ou au contraire de maintenir le cap par rapport au plan d’action et aux objectifs préalablement définis.

NB : la plateforme fournit facilement  des indicateurs statistiques pour suivre et optimiser la stratégie de recrutement par cooptation ou mobilité interne.Découvrez le témoignage de Feu Vert sur ce sujet en cliquant sur le logo ci-contre.Partenaire quotidien après le lancementLe rôle du Customers Satisfaction Manager chez Keycoopt System ne s’arrête pas une fois la plateforme lancée. Au contraire, c’est après le lancement que l’accompagnement client prend tout son sens !

Le CSM devient un partenaire quotidien. Il est présent pour :

• • Répondre aux questions des recruteurs,
  • Suivre l’activité de la plateforme,
  • Partager ses bonnes pratiques,
  • Donner ses recommandations

…Mais aussi pour challenger le client et l’accompagner dans l’atteinte de ses objectifs.

Le but de nos Chefs de Projets est d’offrir un accompagnement client et une expérience optimale avec la plateforme pour en faire un outil déterminant de la performance de leur stratégie RH.

Une animation assurée en continue !Keycoopt System propose 2 options d’accompagnement autour de l’animation : soit la prise en charge se fait par l’équipe Keycoopt System (sous format catalogue), soit par format de kits d’animation clés en main faciles à mettre en place et personnalisables. Olyane, Assia, Alexis, Armand et Chloé interviennent notamment sur :

• L’animation de la communauté de coopteurs / collaborateurs
• La formation continue des équipes sur les nouveautés de la plateforme
• Le déploiement de campagnes de recrutement spécifiques (recrutement d’alternants, ouverture d’un nouveau magasin, etc)
• Le suivi des KPIs et du ROI (vous pouvez d’ailleurs utiliser notre calculette pour mesurer les économies que vous pourriez faire sur vos recrutements grâce à notre solution dédiée à la cooptation).

Dans cette démarche d’accompagnement, les CSM organisent régulièrement le Klub Utilisateurs. Cet événement réunit tous les clients pour un moment d’échange autour d’une thématique précise sur laquelle les CSM vont apporter leurs recommandations. C’est aussi l’occasion pour les clients de se rencontrer et d’échanger leurs bonnes pratiques.

Découvrez le témoignage de la Caisse d’Epargne Côte d’Azur 3 ans après le lancement de leur plateforme :

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