Soigner l’« Offboarding » ou mieux gérer le départ de son collaborateur

Si les entreprises sont de plus en plus nombreuses à soigner l’intégration de leurs nouveaux collaborateurs, rares sont celles à intégrer le départ de salariés dans leurs processus internes. Hors l’offboarding – ou le processus de sortie des effectifs d’un collaborateur – est une étape clé pour les entreprises, à ne surtout pas négliger. Il y a plusieurs étapes à suivre.

L’ « Offboarding » : qu’est-ce que c’est ?ll y a 3 étapes clés dans la vie d’un salarié : l’onboarding (accueil dans les meilleures conditions au moment de l’arrivée dans une entreprise), l’évolution qu’il va connaître en interne via la mobilité interne et l’offboarding (période de départ du collaborateur de l’entreprise).L’offboarding est un processus mis en place à l’initiative de l’entreprise. Il regroupe l’ensemble des éléments et actions accompagnant le départ d’un salarié, tels que :

• l’accompagnement RH lié aux obligations légales de rupture du contrat de travail,
• les démarches administratives,
• l’entretien individuel avec le manager et/ou responsable RH.

Il inclut aussi :

• la passation d’activité,
• le suivi de dossier avec un autre membre de l’entreprise,
• l’organisation d’un pot de départ,
• la rédaction de lettres de recommandation,
• etc.

Il est également de plus en plus recommandé de faire un offboarding dans le cadre d’une Mobilité Interne. Une manière de marquer le départ de votre collaborateur de son ancien service et sa nouvelle aventure. Ce offboarding particulier s’intègre généralement dans le processus de Mobilité Interne général. Pourquoi il est important de soigner le départ de son collaborateurIl est essentiel d’accompagner un salarié qui quitte l’entreprise, quel que soit le contexte (licenciement, départ à l’initiative du salarié, etc.). Cela peut même faire partie d’un accompagnement dédié, appelé outplacement (proposé par des cabinets spécialisés tel que QuinteSens, entreprise du Groupe Batka dont Keycoopt System fait partie).Sur le court termeTout d’abord, sur le court terme, gérer d’un point de vue pratique et légal le départ d’un collaborateur (supprimer ses accès réseau, logiciel et accès physiques à l’entreprise) permet à l’entreprise de se protéger à ce moment clé. Afin d’éviter tout risque de cyber-piratage, de fuite d’informations et autres tracas préjudiciables. De plus, cela limite des pertes d’argent inutiles pour l’entreprise, en cas de non restitution de matériels notamment.Eviter les ragots et les tensionsPar ailleurs, cette initiative permet, par le biais d’une communication efficace, de préserver une organisation interne efficiente et de bonnes relations de travail.Un atout pour votre Marque EmployeurEnfin, cela contribue à entretenir et/ou améliorer l’image que souhaite véhiculer l’entreprise. Il est préférable qu’un collaborateur sortant reste un bon ambassadeur auprès de futurs salariés et de clients.

Cela est d’autant plus vrai à l’heure des réseaux sociaux, où l’audience est plus large, les partages plus denses et rapides … et les critiques plus aisées ! Et où des sites, tels que « Glassdor », existent pour noter et émettre un avis sur son entreprise.Sur le long terme : l’effet BoomerangOrganiser un vrai parcours d’offboarding pourrait même se révéler payant sur le long terme … Un phénomène fait en effet de plus en plus parler de lui, celui du « Boomerang rehire ». C’est-à-dire réintégrer une entreprise pour laquelle on a déjà travaillé.

Cela arrive en moyenne dans 15% des cas¹. 40% des salariés interrogés seraient d’ailleurs ouverts à l’idée de retourner travailler pour un ancien employeur.

Une autre bonne raison de faire preuve de bienveillance lors du départ de votre collaborateur.¹ Selon l’étude « ‘The corporate culture and boomerang employee study » réalisée en 2015 par The Workforce Institute, Kronos Incorporated et WorkplaceTrends.comPour construire une stratégie d’offboarding efficace et soigner le départ de votre collaborateurL’offboarding d’un salarié est une étape qui se construit en amont. Elle nécessite la mise en place d’une stratégie dédiée, qui tient compte des objectifs et des valeurs de l’entreprise. Elle est à adapter selon chaque situation.
Aussi, il est conseillé d’établir une feuille de route qui se déclinera en étapes et servira de guide à chaque fois qu’un collaborateur quittera la structure.

En plus des procédures classiques (récupération du matériel, suppression des accès et clôture de l’administratif), voici les principaux points clés à prendre en compte lors de l’élaboration de votre stratégie d’offboarding.

1. CommuniquerIl est impératif d’informer les équipes du départ d’un collaborateur, et si cela est possible, du contexte et des raisons d’un tel départ. Le timing est aussi important puisqu’il faut communiquer assez rapidement à ce sujet avant que l’information ne circule en interne de façon informelle. Dans un souci de transparence et de franchise (autant que possible bien entendu).2. Organiser la passationPour transférer de façon efficace les savoirs, process, etc. L’idéal est que les 2 contrats se chevauchent.

Si cela n’est pas possible, la création d’un manuel avec les missions effectuées, les bonnes pratiques et les informations nécessaires à une prise de poste facilitée peut être demandée.

À l’inverse, ne pas organiser une passation de dossier est contreproductif pour l’entreprise mais aussi pour le collaborateur fraîchement arrivé.

Cela tend aussi à dévaloriser le travail effectué par le salarié sortant.3. Valoriser le travail effectuéTout comme il est important de montrer sa reconnaissance envers ses collaborateurs pour continuer à les engager, il est important de valoriser le travail accompli à l’heure du départ. N’hésitez pas à exprimer l’impact positif sur l’entreprise de ce collaborateur ainsi que du travail effectué. Il se sentira encore plus valorisé et reconnu.4. Adopter une démarche constructiveÉchanger avec un collaborateur sur le départ est intéressant pour obtenir un feedback enrichissant sur sa perception de l’entreprise, son organisation et sur les points éventuels à améliorer en interne. Le manager et/ou responsable RH a tout intérêt à adopter une démarche constructive et tournée vers l’écoute.5. « Marquer le coup »À l’initiative de l’entreprise ou du collaborateur, organiser un événement ou prévoir un au revoir respectueux sont des pratiques qui seront fortement appréciées du collaborateur sur le départ. Mais aussi du reste de l’équipe.Marquer le coup même à distance !Avec les nouvelles pratiques de travail, vos collaborateurs sont peut être en 100% remote… La distance ne veut pas dire oublier l’offboarding ! Cette étape est importante. Bien au contraire, ne laissez pas la distance vous empêcher de soigner le départ de votre collaborateur. Vous pouvez adapter votre offboarding avec, par exemple :

• L’automatisation de certaines communications
• Digitalisation de certains processus (récolte d’information, feedback, administratif etc..)
• L’organisation d’événements digitaux pour « célébrer » son départ dignement .
• L’envoi à votre collaborateur les cadeaux de départ …

6. Rester en contactGarder le contact avec un ancien collaborateur, grâce notamment à un réseau d’anciens d’entreprise ou aux réseaux sociaux, est bénéfique. Cela véhicule une image positive de l’entreprise.

Vous pouvez, par exemple, créer un réseau d’alumni qui regroupe vos anciens collaborateurs. Cela vous permet de garder le contact et de générer de nouvelles opportunités. Cela peut, par exemple, vous aider dans votre recrutement : vos anciens collaborateurs pourront vous recommander des membres de leur réseau pour rejoindre votre entreprise !

Focus : La cooptation au service de l’offboarding et si vous misiez sur vos anciens collaborateurs ?La cooptation repose sur le fait de disposer d’un écosystème de personnes aptes à recommander des talents à leur entreprise.
Les entreprises qui ont un programme de cooptation , notamment un outil dédié, ont donc tout intérêt à entretenir de bonnes relations avec d’anciens collaborateurs, stagiaires ou apprentis. Et à les inclure dans le système.

En effet, qui mieux qu’eux, qui ont déjà travaillé pour l’entreprise et la connaissent bien, pour recommander de futurs salariés ?

D’ailleurs, l’une des bonnes pratiques ² peut être d’inciter vos salariés qui quittent l’entreprise, sauf cas exceptionnels, à continuer à être attentifs aux offres à pourvoir et à recommander des profils pertinents, qui correspondent à la culture d’entreprise. Vous pouvez, pour cela, leur laisser l’accès à votre outil lié à votre programme de cooptation. Nous observons cette pratique chez certains de nos clients Keycoopt System.NB : Notre solution digitale et collaborative propose aux entreprises de développer le recrutement par la cooptation et de favoriser la Mobilité Interne. La plateforme collaborative (en mode Saas et en marque blanche) diffuse les offres d’emploi disponibles auprès des collaborateurs. Ces derniers peuvent, depuis la plateforme et en quelques clics : postuler, recommander (coopter) ou partager sur leurs réseaux sociaux les offres d’emploi .

Pour conclure, aujourd’hui bien accueillir un nouveau collaborateur ne suffit plus, il faut aussi appréhender son départ de l’entreprise pour l’accompagner également dans cette étape. La mise en place d’une stratégie d’offboarding, adaptée à chaque entreprise et situation est conseillée. De cette manière, les départs seront mieux gérés et vécus par chacune des parties prenantes.