Outil de cooptation : comment convaincre facilement son DRH ?

Vous rêvez d’avoir un outil de cooptation pour faciliter ou optimiser votre stratégie de recrutement ?
Vous voyez déjà : un sourcing 10 fois plus rapide, des coûts de recrutement divisés par 3, des candidats ultra pertinents et des collaborateurs-ambassadeurs super-motivés … Seule ombre au tableau, votre DRH n’est pas très convaincu(e) …voire réfractaire ?
L’art de convaincre réside dans la préparation ! Voici les arguments pour convaincre des avantages d’un outil de cooptation. Votre DRH n’y résistera pas !

Nous avons consacré un webinar sur le sujet : S’équiper d’une solution digitale dédiée à la cooptation : comment convaincre son DRH ?  Si vous n’avez pas le temps de le regarder, voici les choses qu’il fallait en retenir. Avant de parler outil, un peu de contexte sur la cooptationN’hésitez pas à rappeler à votre DRH les avantages et enjeux de la cooptation, avant de lui parler d’un outil digital. Plantez le décor !Pourquoi la cooptation est-elle un sujet pour vos recrutements ?4 enjeux principaux à prendre en compte quand on met en place une vraie stratégie de cooptation :

1/ Avoir une vision ROIste d’un moyen de sourcing performant … et ainsi baisser les coûts de recrutement.

2/ Innover dans un sourcing différenciant pour attirer les meilleurs candidats.

3/ Faire gagner un temps précieux à l’équipe RH sur l’étape de sourcing et de préqualification (l’une des plus chronophages).

4/ Impliquer les collaborateurs dans la stratégie de recrutement et en faire des ambassadeurs !Appuyez-vous sur les chiffres !Votre argumentaire n’en sera que plus puissant. Quelques exemples à citer¹ :

• • Pour un recrutement seulement 10,4 recommandations suffisent. La qualité des candidats cooptés par vos collaborateurs en est la principale cause.

• • 64% des meilleures candidatures viennent de la recommandation.

• • 37% des candidats recrutés, in fine, étaient déjà connus de l’entreprise au début du processus de recrutement ou recommandés par un tiers. Quel temps gagné quand on officialise la cooptation dans son entreprise !

• • 43% des candidats recrutés recommandés restent plus de 3 ans (vs 14% via Job boards) au sein de l’entreprise… Une baisse du turnover très appréciable pour l’équipe de recruteurs…Et pour les RH !

La cooptation artisanale , une 1ère étape qu’il faut écarter !Vous avez « vendu » les mérites de la cooptation. Naturellement, votre DRH peut vous demander de « tester » la cooptation dite « artisanale » (c’est-à-dire non digitalisée et organisée) avant de vouloir utiliser un outil de cooptation digitale.

La cooptation artisanale se pratique « spontanément » dans une entreprise (un cv donné à un manager ou un recruteur, un nom échangé lors d’un repas …). Toutefois, elle a de nombreuses limites et se lancer dans la cooptation de manière artisanale peut être une étape contre-productive !Les risques à évoquerAinsi vous pouvez mettre en avant les risques de « tester » ce type de stratégie :

• • Le manque de centralisation des recommandations (cv sur un bureau, mails éparses, nominations orales…) implique fatalement une perte d’informations et une certaine désorganisation.

• • Une mise à jour et une visibilité des offres à pourvoir plus fastidieuses. Dès qu’un poste est pourvu, mettre les affiches emploi interne à jour ou envoyer un mail récapitulatif, avant une nouvelle recommandation sur ledit poste, est plus que chronophage (et frustrant pour les deux parties).

• • Déjà bien chargées et sans outil pour les aider, les équipes RH n’auront pas le temps d’assurer une animation dans la durée ou un suivi de qualité auprès des collaborateurs coopteurs (informations sur leur recommandation, sur les récompenses..). Avec une expérience collaborateur insatisfaisante voire pénalisante !

Résultats ? Des collaborateurs pas ou peu informés sur la cooptation, ni incités à consulter les offres et donc à recommander. Sans transparence et suivi , la cooptation peut être assimilée (à tord) à du piston et créer aussi de la frustration.

Maintenant, il est temps de parler de l’outil de cooptation !Tous les résultats et le potentiel mis en avant précédemment sont démultipliés dans un programme de cooptation digitalisé.²

Cela peut atteindre (comme pour nos clients SNCF et Caisse d’Epargne Côte d’Azur)

• Un taux de transformation du recrutement par cooptation digitalisée 10X supérieur à tous les autres canaux de recrutement.
• Un coût 5X moins cher avec un outil de cooptation que pour les autres canaux (comparé à un cabinet de recrutement, cela peut être 85% moins cher).

Pour parfaire votre argumentaire et vous adapter en fonction des réticences de votre DRH, voici 4 freins fréquemment énoncés face à la mise en place d’un outil de cooptation… Et, surtout, quel argument ou explication fournir face à ces freins !

Frein N°1 : Nous ne sommes pas prêts !Face à ce doute, n’hésitez pas à clarifier le « nous » évoqué : est-ce la direction ? La culture d’entreprise ? L’équipe RH ? Les collaborateurs ?Argument : la recommandation existe déjà dans votre entreprise (naturelle). C’est même l’un des plus vieux canaux de recrutement existants. Les collaborateurs et les équipes RH sont prêts à jouer le jeu. Il faut faire confiance.Généralement, derrière cette réflexion se cachent souvent 2 « peurs » :
• Recevoir trop de recommandations.
• Avoir trop de « mauvaises » recommandations !

En pratique, les recruteurs n’ont jamais « trop » de recommandations et celles-ci sont de plutôt bonne qualité. Le tout est de bien expliquer les règles du jeu aux collaborateurs, poser le cadre et les modalités lors du lancement du programme de cooptation.

Aussi, l’outil de cooptation , tel que Keycoopt System par exemple, permet, via un algorithme de matching, d’envoyer « au bon collaborateur la bonne annonce correspondant à son réseau »… Cela augmente nettement la qualité des recommandations.Frein N°2 : les équipes RH sont déjà surchargées et n’ont pas le temps pour un nouveau projet.Rappelez simplement le sens 1er d’un programme de cooptation digitalisé : optimiser le sourcing de candidats ! Cette étape est celle qui prend le plus de temps aux équipes de recruteurs.Argument : Le temps alloué pour le lancement du programme de cooptation sera rapidement compensé par les gains apportés : 80% de temps économisé sur l’étape de pré-selection des candidats et des coûts de recrutement divisés par 2 ou 3. Et le lancement d’un outil de cooptation peut se faire très rapidement. Par exemple, pour le lancement de la plateforme de cooptation Spie Batignole avec Keycoopt System, il a suffit de seulement 1 mois et 10 appels au total !Frein N°3 : Nous avons déjà un ATS !Un ATS et un outil de cooptation sont deux logiciels différents et complémentaires ! L’ATS (applicant tracking system) vous sert dans la gestion de vos recrutements. Une solution dédiée à la cooptation est un outil de sourcing spécialisé permettant d’instaurer de réelles pratiques de cooptation.Argument : Bien que certains ATS possèdent une brique « cooptation », cette fonctionnalité est, souvent, peu voire pas développée. Ce énième onglet de l’ATS (ou du SIRH) ne permet généralement pas de bénéficier pleinement du potentiel de la cooptation.Un outil de cooptation peut très bien s’intégrer avec un ATS (comme notre solution Keycoopt System par exemple).Cela relance, d’ailleurs, le sujet de l’outil unique et des inconvénients de ses avantages sur lequel Antoine Tison, DRH de Roquette, Antoine Perruchot, CEO Batka/Keycoopt System et Ronan Limon Duparcmeur, CTO Keycoopt System ont débattu lors de Saloon RH :  SIRH : outil unique, mythe ou réalité ?Frein N° 4 : On va devoir rémunérer les collaborateurs !Il s’agit ici de la mise en place de la prime de cooptation. Et surtout de la « peur » de votre DRH d’avoir une course interne à la prime et voir le nombre de primes grimper …. avec le coût associé.

Rassurez le tout de suite ! Argument : la prime de cooptation constitue un levier important pour garder la motivation de vos collaborateurs, oui. Toutefois ce n’est pas le seul levier (ni même le 1er parfois).  Donc pas besoin de mettre des primes à 5 000€ pour montrer votre reconnaissance envers l’engagement et la démarche de vos collaborateurs !

Pour rassurer votre DRH tout en proposant un montant adapté à vos collaborateurs, vous pouvez estimer en amont le budget, que pourraient représenter les récompenses, et le comparer aux économies réalisées ou potentielles. 

De plus, il existe des alternatives à cette prime monétaire (bons cadeaux, jours de congés, dons à une association…).Un cas concret pour finir de convaincre votre DRH : le cas de la BPCE (BPAURA)Vous pouvez retrouver le cas pratique de la BPCE plus en détails ainsi que d’autres arguments fournis par nos experts en regardant  le replay de notre webinar sur le sujet.

Vous avez maintenant (presque) toutes les cartes en main pour convaincre votre DRH de vous suivre sur l’adoption d’un outil digital de cooptation, il vous reste 2 étapes pour le bon choix :
– Demander une démonstration de notre solution Keycoopt System pour voir concrètement comment notre outil de cooptation pourrait vous aider.
– Prendre conscience, qu’au-delà de l’outil, l’accompagnement est un facteur clé de la réussite de votre stratégie en lisant notre article dédié à ce sujet.

Sources :

1 – Etude Sourcing cadres 2018, APEC / Livre Blanc « The Social Referral » de Bill Boorman

2 – Chiffres issus des performances des programmes de cooptation de clients Keycoopt System