7 étapes pour créer un programme de collaborateurs ambassadeurs au TOP !

Un programme de collaborateurs ambassadeurs constitue un bon moyen pour votre entreprise de développer, à grande échelle, sa réputation Employeur (e-réputation), de démultiplier positivement le bouche-à-oreille et les recommandations et de capitaliser sur les réseaux d’Ambassadeurs convaincants et convaincus par votre Marque Employeur. Pour lancer votre programme ambassadeurs et le faire durer dans le temps, voici 7 étapes à suivre !

Si vous n’avez que 30 secondes…Se lancer dans un programme de collaborateurs ambassadeurs, c’est savoir que :

• C’est un projet win/win tant pour votre entreprise que pour vos collaborateurs.
• Cela permet de faire rayonner votre Marque Employeur (externe et interne), facilite vos recrutements et booste même votre business.
• Le digital fait partie intégrante de votre programme, d’autres moyens peuvent être utilisés, mais les canaux d’expression de vos collaborateurs ambassadeurs vont être majoritairement digitaux.

Les 7 étapes pour créer un programme de collaborateurs ambassadeurs performant

• Avoir des objectifs simples et précis pour avoir une raison d’être de votre programme et surtout pouvoir l’améliorer dans le temps.
• Poser un cadre simple, nommer un sponsor et une équipe garants pour qu’il ne tombe pas en désuétude.
• Démarrer en identifiant vos ambassadeurs volontaires, vos porte-paroles naturels que vous allez pouvoir accompagner (collaborateur, dirigeants, managers, RH)… Qui entraineront les autres .
• Développer un parcours ambassadeurs avec des règles simples pour encourager la prise de parole et non pour la contrôler.
• Apporter du contenu varié à vos collaborateurs pour les aider dans leur prise de parole et pour favoriser la diversité.
• Montrer votre reconnaissance face à cet engagement interne.
• Organiser une animation sur le long terme pour faire vivre dans le temps votre programme, avec 3 mots d’ordre : Cohérence, Transparence, Pertinence.

Pourquoi lancer un programme de collaborateurs ambassadeurs ?Comme il repose sur un climat social interne favorable, un programme Employee advocacy ou Programme de Collaborateurs ambassadeurs a des impacts positifs très variés et notamment en ce qui concerne votre Marque Employeur et vos recrutements.

Vos collaborateurs ambassadeurs :
• Crédibilisent votre Marque Employeur.
• Augmentent vos chances de sourcer les candidats qui vous intéressent, via les recommandations.
• Sont plus engagés (car plus valorisés) et fédèrent plus aisément vos autres collaborateurs.
• Constituent un relai fort pour convaincre vos candidats d’intégrer vos rangs.

Instaurer un programme ambassadeurs permet à une entreprise de développer à grande échelle un bouche-à-oreille positif sur sa qualité d’employeur … Et pas que ! La réputation Employeur (la E-réputation) intervient également dans le processus d’achat des clients, sensibles également à la manière dont la Marque traite ses collaborateurs.Petite précision qui a son importanceUn programme de collaborateurs ambassadeurs n’est pas nécessairement une énorme machine RH, type paquebot nécessitant moulte process, réglementations, contrôles, outils, etc. L’un de ses prérequis les plus importants reste « un climat interne favorable ». Vos collaborateurs se sentent déjà bien dans votre entreprise, le programme sert à rendre visible ce « bien-être » : pas plus, pas moins !

Chez Keycoopt System, nos équipes (projet et marketing) proposent par exemple des kits d’animation clé en main pour faciliter la communication et l’engagement. Notre solution de cooptation et de mobilité interne permet en effet aux collaborateurs d’être également ambassadeurs.  L’accompagnement global proposé sur l’animation des programmes englobe aussi la partie ambassadeur.Les 7 étapes pour un solide programme de collaborateurs ambassadeursUn programme collaborateurs ambassadeurs ne s’improvise pas, certes, mais il se peaufine, s’améliore et s’enrichit également à mesure du temps. Vous pouvez très bien démarrer avec une base que vous consoliderez avec le temps.
Le tout est de se lancer et d’oser solliciter ses collaborateurs pour leur donner la parole. Votre programme s’adapte en fonction de la taille de votre entreprise, de votre réputation et de votre stratégie.Étape N°1 : les objectifs de votre programme.
Étape N°2 :  Qui incarnera votre programme ? le visage de votre programme.
Étape N°3 : Vos collaborateurs ambassadeurs.
Étape N°4 : Le parcours de votre ambassadeur.
Étape N°5 : Un contenu varié pour plus de spontanéité et d’impacts.
Étape N°6 : La reconnaissance de l’engagement de vos ambassadeurs.
Étape N°7 : L’animation de votre programme de collaborateurs ambassadeurs.
Étape N°1 : les objectifs de votre programme.Tout d’abord, c’est définir pourquoi vous souhaitez mettre en place votre programme (sa raison d’être) et à qui il va s’adresser : booster vos recrutements, faire rayonner votre marque employeur, fidéliser vos collaborateurs, redorer votre image auprès de vos clients … Cela peut être pour plusieurs raisons.

Clarifier ces raisons, en amont de votre lancement, vous permettra de définir où vous allez consacrer vos efforts et les moyens pour atteindre vos objectifs :
– Nombre d’ambassadeurs nécessaires et les types d’ambassadeurs.
– Canaux de communication utilisés et les objectifs de communication.
– Stratégie de contenu mise en place, etc.

Au fur et à mesure, vous pourrez aussi ajuster vos objectifs en fonction de votre stratégie et des résultats obtenus.Étape N°2 : Qui incarnera votre programme ? Le visage de votre programme.Pour faciliter vos démarches auprès de vos collaborateurs et pour aussi créer un point de contact identifiable en interne, n’hésitez pas à mettre un visage sur votre programme : un sponsor dans votre équipe dirigeante serait top, mais cela peut être également une équipe en charge du projet.

En nommant un sponsor et/ou une équipe, derrière votre programme, vous permettez :
– De le rendre identifiable pour vos collaborateurs (ils sauront à qui s’adresser).
– D’en faire une vraie stratégie aux yeux de tous.
– D’avoir un garant qui sera moteur et dont la mission sera de faire fonctionner le programme dans le temps.

Vous pouvez également « nommer » (marketer) votre programme pour permettre à vos collaborateurs d’être plus facilement embarqués dans le mouvement.Étape N°3 : Vos collaborateurs ambassadeurs.Une fois vos objectifs définis et votre « responsable » de programme nommé, vous pouvez démarrer l’approche auprès de vos collaborateurs ambassadeurs.  Dans votre approche, précisez bien à vos collaborateurs que le programme est basé sur le volontariat (sinon il perd tout son sens).

Comme évoqué en préambule, un programme de collaborateurs ambassadeurs peut évoluer et s’enrichir au fur et à mesure. Vous pouvez tout d’abord identifier et solliciter ceux qui prennent la parole spontanément : vos ambassadeurs naturels. (Parmi eux, il peut y avoir aussi d’anciens employés, pensez-y!)

Vous pouvez également faire un appel aux volontaires :

• régulièrement, pour renforcer votre programme et agrandir votre “équipe d’ambassadeurs”
• en fonction de vos besoins ou manque de représentativité (managers, équipe dirigeante, par zone géographique, par métiers, etc.)

Étape N°4 : le parcours de votre ambassadeur.Pour faciliter la vie de vos collaborateurs ambassadeurs, vous pouvez construire votre parcours autour :
– De modalités avec des règles simples comprises par tous permettant de poser un cadre et les rôles de chacun tout en souplesse (pourquoi devenir ambassadeur ? Comment le devenir ? Quoi faire ? Les précautions à prendre ? Etc.).
– De formations, au digital et à la communication sur les réseaux sociaux par exemple, pour aider et accompagner vos collaborateurs dans leur expression (et pour aider certains à « passer le cap »).
– Des facilitateurs comme : des contenus prêts à poster (textes / images utilisables tels quels par vos collaborateurs), des sources d’inspirations de sujets grâce à une newsletter interne, un outil permettant de partager (en 1 clic) les informations de l’entreprise (comme Keycoopt System*)…

Pas besoin de faire compliqué, c’est d’ailleurs en offrant un parcours simple à votre ambassadeur que votre programme sera le plus performant.

*Keycoopt System est une solution digitale collaborative favorisant le recrutement par cooptation ainsi que la démarche de Mobilité Interne et permettant ainsi de faire des collaborateurs des ambassadeurs.

En quelques clics, la plateforme permet aux collaborateurs, en plus de pouvoir postuler, de recommander une personne de leurs réseaux pour un poste ou de partager sur leurs réseaux des offres d’emploi internes. Les collaborateurs deviennent ainsi facilement des ambassadeurs de votre entreprise. Étape N°5 : Un contenu varié pour plus de spontanéité et d’impacts.Un piège à éviter lorsqu’on lance un programme de collaborateurs ambassadeurs est de confondre « fournir des éléments aux collaborateurs » et « contrôler ce que les collaborateurs disent».

Les communications spontanées des collaborateurs sur les réseaux sociaux, par exemple, sont généralement positives et valorisantes pour l’entreprise. Alors, faites confiance !

En variant les sujets, vous permettez à chacun de vos ambassadeurs de s’exprimer sur ce qui lui tient le plus à cœur, de manière spontanée et crédible. La puissance de votre réseau d’ambassadeurs réside aussi dans sa diversité.

Vous pouvez ainsi apporter du contenu sur : le produit et l’univers de votre marque, les engagements sociétaux, sociaux ou écologiques, les recrutements et RH (offres d’emploi, intégration, métiers), l’ambiance de travail, l’évolution professionnelle, etc.Étape N°6 : La reconnaissance de l’engagement de vos ambassadeurs.Faisons un parallèle avec un autre programme collaborateurs : le programme de cooptation. Le programme de cooptation et celui de collaborateurs ambassadeurs ont plusieurs points communs, notamment sur les mécaniques d’engagement sur le long terme.

Bien que reposant sur des collaborateurs volontaires et engagés, un programme de cooptation perdure dans le temps grâce à la reconnaissance de l’employeur envers ses collaborateurs/coopteurs (valorisation sociale, prime de cooptation, etc.) .À la différence, par contre, d’un programme de cooptation, le type de reconnaissance majoritairement employé pour remercier ses ambassadeurs n’est pas monétaire.

Une reconnaissance publique, et régulière, par la mise en avant de l’implication de vos ambassadeurs permet de maintenir leur engagement (sur le site interne, sur le site carrière, lors d’un événement, etc.) et à inciter les autres à intégrer votre programme !

Vous pouvez également offrir des cadeaux à vos collaborateurs, cela dépend de comment vous souhaitez organiser vos remerciements envers vos collaborateurs engagés.NB : Le programme ambassadeur permet de mettre en lumière l’engagement de vos collaborateurs, cela peut être aussi un levier pour engager vos collaborateurs… une sollicitation bienvenue qui boostera leur envie de s’impliquer. 

Pour connaître d’autres leviers d’engagement (développés ou non dans votre entreprise):  voici un outil simple pour vous aider : Engagement des collaborateurs – Autodiagnostic des pratiques RH. Étape N°7 : l’animation de votre programme de collaborateurs ambassadeurs.Animer, c’est organiser une communication régulière autour de votre programme de collaborateurs ambassadeurs.

Dans l’animation, vous pouvez retrouver plusieurs types de communication :
– Informative pour rappeler l’existence de votre programme.
– Pédagogique pour expliquer comment cela fonctionne.
– Valorisante pour parler des succès et des ambassadeurs.
– Engageante pour recruter de nouveaux ambassadeurs.

La règle d’or de l’animation est la régularité. Cela ne veut pas dire communiquer tous les jours, 3 fois par jour, rassurez-vous !

Vous pouvez animer votre programme avec des actions simples pour redonner du souffle et rester dans les esprits via : des affiches, des flyers, des Kakémonos, des posts sur les réseaux sociaux internes (ou externes) ou votre plateforme dédiée, des vidéos, des événements digitaux ou présentiels, des articles sur votre blog ou sur votre site carrière, des cadeaux ….

Experts dans l’animation de communauté autour du recrutement, nos chefs de projets Keycoopt System conseillent et partagent leurs bonnes pratiques sur l’animation : pack clé en main d’actions spécifiques ou de plan de communication, conseils stratégiques et opérationnels… Tout est fait pour des animations facilitées, régulières et performantes !Les 3 mots pour construire une animation cohérenteCohérence : Toute communication, auprès de vos collaborateurs ambassadeurs, doit être le reflet de leur réalité.
Transparence : Être transparent, lors de la diffusion de votre contenu, vous permettra de jouir de la confiance de vos collaborateurs. Cela leur apportera aussi une vision large et réelle de votre stratégie.
Pertinence : plus votre contenu est pertinent, plus vous avez des chances d’intéresser votre collaborateur. Il faut lui donner envie de partager ce contenu (offres d’emploi, actualité, valorisation des collaborateurs, etc..).

Vous voilà fin prêt(e) pour lancer votre programme de collaborateurs ambassadeurs ! Dernier conseil : appuyez-vous sur une démarche de Test & Learn pour construire (avec vos collaborateurs) le programme qui vous satisfait le plus. Et gardez bien en tête, votre programme ambassadeur sert à valoriser votre climat interne… Chouchoutez vos collaborateurs, ils vous rendront votre bienveillance !