Les 4 étapes pour digitaliser son processus de recrutement sereinement !

La maturité digitale des entreprises s’est accélérée depuis quelques années, notamment avec la crise sanitaire liée au Covid-19. Le numérique façonne de plus en plus notre quotidien et le recrutement n’échappe pas à ce constat !

La digitalisation du processus de recrutement est devenue un incontournable pour attirer les meilleurs talents et rester compétitif sur le marché du travail. Cependant, ce changement peut sembler intimidant et complexe pour de nombreuses organisations. C’est pourquoi nous vous proposons dans cet article les 4 étapes clés pour vous aider à digitaliser votre processus de recrutement en toute sérénité.

Pour vous aider dans votre démarche, retrouvez toutes les étapes à suivre dans cette checklist : « Comment digitaliser son processus de recrutement ? »Avantages et Prérequis.Les avantages de la digitalisation du processus de recrutement sont nombreux :

• Efficacité accrue (dématérialisation, collaboration interne facilitée, automatisation, gestion centralisée, etc.)
• Amélioration de l’expérience candidat
• Sourcing généralisé
• Réduction des coûts
• Gain de temps…

La digitalisation du processus de recrutement ne se limite pas simplement à remplacer les anciennes méthodes par des outils numériques. Elle implique une réflexion approfondie sur votre approche globale du recrutement et l’adoption de pratiques modernes qui maximisent vos chances de trouver les talents adéquats pour votre entreprise.

Cela implique notamment une certaine culture du Test and Learn commune à toute transformation numérique. Il faut savoir oser et prendre des risques pour changer sa façon de travailler et pouvoir avancer.

L’implication des équipes concernées (RH et recrutement), dès la phase amont de réflexion, est un prérequis pour mener à bien la digitalisation. Plus les équipes adhéreront à ce changement, plus l’intégration de ces nouvelles pratiques sera facilitée.Etape 1 pour digitaliser son processus de recrutement : Identifier les phases concernées.Cela peut paraître être du bon sens mais pour bien digitaliser son processus, il faut savoir quoi digitaliser.

Découper, en phases puis en actions, votre process de recrutement vous permet de hiérarchiser vos besoins digitaux. Cela vous permet de comprendre où vous avez besoin de gagner du temps et de l’efficacité.

• Identifiez les tâches chronophages à faible valeur ajoutée,
• Et à l’inverse celles où le recruteur est indispensable.
• Catégorisez ces actions en fonction de leur digitalisation souhaitée ou non.

Par exemple, dans la phase de présélection lors du sourcing, vous pouvez facilement digitaliser la 1^ère vague de tri de CV (grâce aux nombreux outils disponibles).
Par contre, la validation dudit CV et le 1^er contact sont à la charge du recruteur.

La vue d’ensemble de votre processus vous permettra de définir clairement vos priorités.

Conseil : Bien choisir quelle phase et quelle tâche je veux digitaliser.Effectivement, certains pourraient vous dire que tout peut être digitalisé : du tri du CV jusqu’à la signature du contrat en passant par l’évaluation.

Toutefois, bien effectuer sa transformation digitale, c’est aussi bien équilibrer son rapport entre l’Humain et le Digital. Et dans le recrutement, cela est d’autant plus vrai !

Une tâche à faible valeur ajoutée et chronophage, pas d’hésitation, digitalisez !

Par contre, une tâche chronophage dont la valeur ajoutée se trouve dans le rapport humain (typiquement : le retour téléphonique donné à vos candidats short listés ), pas de digitalisation !

Digitaliser votre processus de recrutement vous permet de vous faire gagner du temps et de l’efficacité afin de l’optimiser et de recentrer le recrutement sur son cœur de métier. Cela doit s’inscrire dans votre stratégie globale de recrutement (Marque Employeur, Attractivité Candidat, Fidélisation).Etape 2 : Sélectionner, avec soin, le ou les outils digitaux à mettre en place.Une fois votre hiérarchisation effectuée, vous pouvez déterminer vos besoins en terme de digitalisation : centralisation des informations, gestion des candidatures, reporting etc…
Cela va vous permettre de gagner en efficacité lors du choix des outils digitaux.

En effet, l’une des étapes incontournables de la digitalisation est le Benchmark des solutions disponibles sur le marché. Plus vous êtes précis dans vos besoins, plus vos recherches seront efficaces. Vous diminuerez ainsi le risque d’une recherche généraliste.

Le trio gagnant pour bien choisir ses outils digitaux ?
– Identifier les besoins précis.
– Benchmarker les solutions en fonction de ces besoins.
– Regarder précisément les fonctionnalités proposées par l’outil.

Prenez en compte également les « à cotés » proposés ou non par l’éditeur ou le prestataire. Cela influencera nécessairement le prix et les investissements à fournir : auto-formation ou non, accompagnement technique ou non, service au forfait ou achat unique.NB : Chez Keycoopt System, les chefs de projet accompagnent les clients de l’élaboration stratégique de leur programme digital de cooptation ou de mobilité interne à la mise en œuvre concrète, puis dans l’animation.  Il y a un véritable rôle de conseil stratégique avec recommandations et bonnes pratiques  : choix récompense et CGU, règles de programme de cooptation, élaboration charte de mobilité interne, conseils dans le déploiement de la politique, formation, tutoriel, plan d’actions…. 

Mettez toujours en corrélation les outils/leurs fonctionnalités avec vos besoins.

Conseil : Eviter l’écueil des extrêmes.Il y a 2 risques à prendre en compte :

• Choisir la solution unique, un outil qui fait tout sans distinction.
• Choisir un outil digital pour chaque tâche sans mutualisation.

Pensez, lors de votre choix, à bien analyser les fonctionnalités proposées par l’outil.

L’avantage d’un outil général est, bien entendu, que vous disposez de toutes les fonctionnalités dans un seul et même outil. Par contre, avez-vous besoin de toutes les fonctionnalités ? Et est-ce que, pour certaines, leur développement généraliste vous suffira-t-il et répondra-t-il à votre besoin ?

Il est parfois plus intéressant de privilégier une solution digitale proposant 1 ou 2 fonctionnalités dédiées (et spécialisées) et de l’associer à un outil général proposant moins de fonctionnalités. Cette solution mixte vous permet d’adapter les solutions à vos besoins.

Par exemple, notre solution digitale et collaborative, Keycoopt System,  permet de développer le recrutement par Cooptation et Mobilité Interne et se couple aisément avec un ATS ou un SIRH.  Pour les recruteurs : pas de changement dans leurs habitudes, un seul outil utilisé. Les offres et candidatures peuvent se gérer directement depuis l’ATS. 

Mettez toujours en corrélation les outils/leurs fonctionnalités avec vos besoins.

Etape 3 : Accompagner les équipes face au changement.Un des grands principes de la transformation digitale est la conduite de changement : c’est-à-dire mener étape par étape les modifications en ajustant rapidité et temps d’adaptation. Rien ne sert de se précipiter, laissez le temps à vos équipes de prendre en main les outils. Leurs performances seront bien meilleures.

C’est aussi pour cela que les impliquer dans votre choix de digitaliser votre processus de recrutement est important. Leur adhésion au changement en sera que plus forte !

En amont : invitez l’un des membres de l’équipe comme pilote du projet. Vous pouvez aussi présenter le projet à l’ensemble de l’équipe : votre vision, le sens de cette digitalisation, les avantages attendus, etc.

En parallèle : communiquez régulièrement auprès des équipes recruteurs sur l’avancée du projet (les outils shortlistés, les nouvelles organisations, etc.). Le changement se fera ainsi plus progressivement.Lors de l’installation d’un nouvel outil et de la méthode de travail associée, pensez à :

• Former l’ensemble de votre équipe recrutement avant le lancement de l’outil pour bien les préparer.
• Établir un référent par outil (de préférence sur la base du volontariat) qui pourra : former les nouveaux entrants, répondre aux interrogations de ses collègues…
• Rédiger un process d’utilisation par outil afin d’éviter de perdre les savoirs et bonnes pratiques.
• Prévoir les éventuels retards opérationnels liés au changement et leurs évolutions.

Communiquez en amont à vos équipes avant l’intégration de l’outil. N’hésitez pas à insister sur l’importance de leurs retours. Plus ils se sentiront écoutés et accompagnés, plus les retours seront constructifs.Conseil : Penser à l’ensemble des collaborateurs impliqués.Les managersVos managers seront aussi fortement impactés par la digitalisation de votre processus de recrutement. Leur utilisation des outils digitaux sera différente de celle de vos recruteurs, mais tout aussi importante ! Ils devront donc être impliqués, accompagnés et engagés dans cette transformation.

Vous pouvez par exemple définir un référent manager qui sera intégré à l’équipe de pilotage en amont du projet. Ainsi, sans surcharger l’ensemble de vos managers, vous aurez leurs contributions sur l’ensemble des étapes.Les collaborateursEn mobilité interne et en cooptation, les collaborateurs sont aussi au cœur de vos recrutements.  Une communication et un accompagnement spécifiques sont donc à prévoir.

• Engagez vos collaborateurs dans votre projet : en leur expliquant pourquoi vous faites cela, en donnant du sens et de la visibilité.
• Communiquez régulièrement pour créer l’adhésion : avantages, mode d’utilisation, modalités, réussites, améliorations… Vous pouvez avoir le plus beau des outils et le plus performant s’il n’est pas connu des utilisateurs, cela ne marchera pas !
• Ecoutez leurs feedbacks : par des enquêtes ou sondages par exemple. Si vos collaborateurs se sentent écoutés, ils seront plus engagés dans le projet. De plus, cela vous permettra d’avoir des éléments constructifs d’amélioration.

Etape 4 : Établir des objectifs précis pour définir les KPI à suivre.L’avantage du digital est la possibilité de recueillir des données objectivables.

Pour mesurer l’efficacité de la digitalisation de votre processus de recrutement, il faut définir, de manière précise, l’objectif principal à atteindre et les indicateurs (KPIs) vous permettant d’y parvenir.

Chaque KPI doit être :

• Quantifiable
• Actionnable
• Simple
• Fiable
• Contrôlable
• Qualifiable

Il doit être analysé dans le temps sur une période donnée afin de permettre un suivi de son évolution (avec des points de comparaison). Les KPIs vous donnent un retour sur les actions menées, sur les corrections à apporter, les axes à améliorer, le ROI…Ainsi, vous pouvez établir des KPIs prioritaires, étayés par des secondaires :

• Le nombre de recrutements : étayé par le nombre de recrutements externes ou par mobilité interne ou encore par cooptation etc .
• La conversion des campagnes de recrutement : étayé par le nombre de CV reçus et lus, de candidats contactés, validés et rencontrés pour 1 recrutement.
• Le délai de recrutement en nombre de jours : étayé par les délais entre ouverture du poste et publication de l’offre, première candidature, entretien, promesse d’embauche et intégration…
• Le coût du recrutement : étayé par le budget investi, les sources du recrutement, le temps passé par le recruteur, le délai de recrutement.
• Etc….

Vous pouvez aussi avoir des KPIs qualitatifs pour juger de « l’expérience digitale utilisateur » (recruteurs, managers ou collaborateurs) ou candidats : sondages, enquêtes, notations, etc.Conseil : Trouver le juste milieu entre 2 bilans pour agir.Vos KPIs doivent être analysés dans le temps. Il faut un point de comparaison pour pouvoir apprécier l’amélioration ou l’échec.N’allez pas trop vite….1 semaine pour juger de l’efficacité de votre digitalisation ou d’un outil spécifique, c’est trop court. Les équipes n’ont pas pu s’habituer au changement … Et la comparaison hebdomadaire a une faible valeur en recrutement.Ou trop lentement …Attendre 2 ans, pour juger de l’efficacité d’un outil ou de votre transformation digitale, vous fait prendre des risques de dysfonctionnements irrécupérables, alors qu’ils auraient pu être évités.

Pour être alerté en temps et en heure, définissez des jalons de contrôle à plusieurs niveaux :

• Opérationnel et stratégique.
• Hebdomadaire et mensuel.
• Semestriel, mi-annuel et annuel …

NB : Chez Keycoopt System, par exemple, le chef de projet accompagnant l’entreprise assure un suivi des performances de la plateforme de recrutement (Mobilité Interne et/ou Cooptation) avec des bilans et des plans d’actions proposés régulièrement pour améliorer les performances pour l’atteinte des objectifs fixés en fonction des enjeux. 

Digitaliser votre processus de recrutement représente une réelle stratégie sur le long terme. Sans faire perdre sa valeur ajoutée au métier de recruteur, le digital permet au contraire d’apporter des armes supplémentaires à vos équipes.

Que vous soyez une PME ou une grande entreprise de renom, il est temps d’embrasser cette transformation digitale et de tirer parti de ses nombreux avantages.

Prêt à vous lancer ? Et si vous commenciez par vos canaux de sourcing ?

Par exemple, le passage d’une cooptation artisanale à une cooptation digitalisée  permet de multiplier par 4 le nombre de recrutements par cooptation et de réduire de moitié les coûts de recrutement … Tout en boostant l’engagement des collaborateurs et des candidats !

Ils se sont essayés à la digitalisation avec succès !